有時候，某些公司想做的網站可能需要特殊功能，例如活動報名、客服單管理、購物車、工作排程或預約等等，也可能需要一個內部管理系統。這些功能並非一般網頁設計就能做到的，常常需要配合程式開發，或尋找有經驗的廠商提供對應的軟體服務。對於從來沒有接觸過的人員來說，可能無法比較什麼樣的方案比較適合自己，我們試著提供一些差異與說明，讓大家可以找到適合自己的方案。
採用現成的套裝軟體
只要您的需求不是過於特殊，例如常見的活動報名，排程預約，其實許多網站製作公司，或者小型開發商，都有能力用現成的工具製作出來。我們所知道的知名的 CMS 例如 Wordpress、Joomla 等，都提供為數不少的外掛程式，有經驗的廠商可以快速利用現成的資源替您準備好需要的網站。當然這也是不便宜的，但肯定比從頭開發一個全新的成本低。
另外，若需要的是內部 ERP、CRM 等等，台灣也有幾家知名大廠可以直接提供現成的軟體，立即開始使用。初創企業或者規模還不算特別大時，可以立即運用這些軟體開始工作，將心思專注在事業上面。
採用套裝軟體的好處主要就是成本低，也不需太多溝通時間，因為現成的軟體已經根據許多過去的需求優化過，並提供大量完整的功能，您只要選擇自己需要的功能能直接開始使用即可。採購上也可以根據需要，從供應商的產品選一個合適的型號即可。例如下圖是 Saleforce 的選項，企業只要評估自己的承擔力選擇方案就好，不會被廠商根據各種需求與名目開價。
至於缺點，一來現成套裝軟體彈性肯定較低，只能在軟體提供的一定範圍內調整或客製化，另外是通常這些軟體是針對廣泛需求設計的，會附加大量用不到的功能，日常員工操作時，可能會因為功能與介面太過繁雜，反而工作效率降低，訓練也困難。最後是一旦開始使用了套裝軟體，後續要再擴充或轉移時的成本也會非常高，若有非常必要的功能，必須請供應商為你特別加進去，其開發與升級成本甚至會高於原本的軟體採購價好幾倍。
通常採用套裝軟體的選擇，適合於公司本身的業務模式較傳統、穩定、可擴張化，並且不會輕易有工作流程上的變動，如此就不必擔心三不五時要改良系統來配合工作的狀況，其維護與建置成本肯定也會比較低。
接下來，我們會探討一下自行建設網站系統的優缺點又是什麼呢？
獨立開發自有系統
這也是一條難以抉擇的路，獨立開發系統最大的問題就是成本「非常的高」。
試想一套可以承載企業營運命脈的工作管理系統，或者對外服務客戶的功能型網站，通常需要一組 5-7 人的開發團隊，進行 3-6 個月的開發，前期規畫可能也會走個半年。若企業是自己雇員開發，光薪資成本就非常高昂，這還不包括初期訓練成本與管理成本等等。而企業自行雇員，如果沒有專業的技術製指導，也可能有找到不適任的工程師，或者團隊走錯方向，最後依舊開發失敗的風險。另外，軟體一旦開發完成，龐大的資訊團隊對於企業也是沉重的負擔。
請專業開發廠商協助開發的好處在於，這些廠商通常由專業並充滿經驗的工程師、設計師與產品經理所組成，在初期規劃上就能避免走錯方向，加快規劃速度。開發時間也能夠依賴專業的工程管理來盡可能縮短時程。另外是有經驗的廠商通常已經替各行各業提供過服務，對相關產業可能有基本的知識，也有過上一次開發系統的眉眉角角，可以反過來提供建議，極大化系統的使用價值。
獨立開發自有系統雖然成本如此高昂，也是有它的好處的。首先，這是一個有機的系統，可以跟著企業的成長，逐漸擴充原有功能，又不會臃腫的充滿其他沒有幫助的按鈕與選單來擾亂使用者視線。再者，它的功能是完全貼合企業工作流程而設計的，能夠最大化的協助企業增進工作效能。
若你做的是提供末端使用者服務的網站，例如活動報名、客服預約等等，也能夠藉由專業設計師的巧手做出精美外觀，提升企業品牌形象。一般套裝軟體由於版面較死板，呈現給使用者看到的介面感覺會有一種制式化的風格，並不利於企業展現自身特色。
至於缺點，除了價格較高昂 (通常可能是好幾倍) 以外，時程自然也是比套裝軟體來得久，尤其是前期溝通與洽談的時間往往佔整體時程的 40%-60% 之間，企業必須盡可能在尋找協助前，預先了解自己真正的需求，否則洽詢過程中的溝通討論通常也會被包含在整體專案費用中的顧問服務。而不同公司的價位肯定也是較不透明且浮動的，因為客製軟體開發近似於手工業，其價格取決於廠商的技術能力與員工素質，即便是相同功能，也會有好用性、美觀、安全性等等不同的差別，這些方面都有賴於雙方在會議中密切的溝通以取得共識。
另外很重要的一點在於，客製化是完全遵照客戶的需求來製作系統，在沒有現成軟體可以參考的情況下，必須要能清楚的告知製作公司詳細需求細節，否則很有可能製作出不符需求的產品。
整體而言，企業本身需要評估的層面並不少，包含自身規模、負擔能力、品牌形象、工作流程與未來規劃，才能選擇要採用哪一種方案。不管是套裝軟體還是獨立開發，一旦做了一個選擇，後續轉換的成本都很高昂，要面臨工作停頓與重新教育訓練員工的風險。
若是您正在煩惱要怎麼樣選擇一套能夠幫助企業業績衝天、並大幅降低工作成本的軟體，歡迎與我們聯絡，我們會根據您的需求與自身經驗給予相關協助。